Nettoyer HubSpot : remettre de l'ordre dans un CRM mal tenu, étape par étape

Pour remettre de l'ordre dans un HubSpot mal tenu, on suit six étapes dans cet ordre : sauvegarder et mesurer la base, écrire des définitions communes, trier les propriétés et fusionner les doublons, réattribuer les fiches et aligner les pipelines, nettoyer les workflows et poser les règles de saisie, puis classer les entreprises en Tier 1, Tier 2 et Tier 3.

Selon l'ampleur du chantier, il se fait en interne avec l'admin HubSpot, ou avec un freelance, une agence partenaire HubSpot ou une agence RevOps.

Les données obsolètes se repèrent avec les outils natifs de HubSpot, et une fois les entreprises classées par Tier, les sales savent sur quels comptes se concentrer.

Le point de départ ressemble souvent à ça : trois fiches pour la même entreprise, des transactions en « Négociation » depuis des mois, des contacts encore attribués à un commercial parti.

✅ Ce guide en bref :

• Pour qui : directeur commercial, head of sales, RevOps ou admin HubSpot d'une PME, d'une ETI ou d'une grande entreprise B2B, avec au moins cinq commerciaux.
• Ce que vous aurez à la fin : une base sauvegardée et mesurée, des fiches uniques, des pipelines alignés sur le process et une liste de comptes classés par Tier.
• Prérequis : un accès super administrateur, la liste des outils branchés sur HubSpot et une réunion avec les sales et le marketing.
• Durée estimée : 3 à 8 semaines de travail selon le volume de la base et le nombre d'intégrations, à ajuster après l'étape 1.
• Difficulté : intermédiaire. Aucun code, mais plusieurs opérations sont impossibles à annuler.

Les outils natifs, au 6 octobre 2026 : trois sont inclus dans toutes les éditions, gratuite comprise, et les autres demandent un abonnement Starter, Pro ou Enterprise.

Data Hub est l'ancien Operations Hub, et la documentation de l'outil de qualité des données détaille chaque onglet.

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Étape 1 : sauvegarder la base et mesurer les huit symptômes

On ne supprime rien tant que la base n'est pas copiée et mesurée.

La règle de base : une fusion de fiches est définitive dans HubSpot, et la restauration des modifications ne remonte qu'à 14 jours.

Sauvegarder et exporter

• Sauvegarde manuelle : Paramètres, Gestion des données, puis Sauvegarde et restauration. Il faut un abonnement Starter ou plus, et être super administrateur.
• Exports des vues : la sauvegarde ne contient ni les associations ni les activités. Exportez chaque objet avec l'ID de fiche, toutes les propriétés et les associations.
• Export de toutes les propriétés : il donne le taux de remplissage et les outils qui utilisent chaque propriété. C'est votre inventaire pour l'étape 3.

Les délais de rattrapage : 90 jours pour une fiche supprimée ou une propriété archivée, 14 jours pour une modification faite à la main, par un import, un workflow ou une intégration, avec la restauration des modifications du CRM.

Mesurer les huit symptômes

Chaque symptôme se mesure dans HubSpot, sans outil externe. Notez les chiffres dans un tableur : vous les comparerez à la fin.

Cinq points à connaître avant de mesurer : sans eux, on compte faux.

• Données obsolètes : la Date de la dernière activité d'une entreprise reste vide tant qu'aucune activité n'a été enregistrée. Un filtre sur une date vide, ou antérieure à 12 mois, isole les entreprises que personne ne travaille.
• Propriétaires partis : un utilisateur désactivé reste propriétaire de ses fiches. Supprimé du compte, il apparaît comme « Désactivé/Supprimé » suivi de son email.
• Cycle de vie : pour HubSpot, une fiche en Opportunité est associée à une transaction, et une fiche en Client a au moins une transaction conclue.
• Imports : la propriété Source de la fiche d'informations vaut Import, et son détail 1 contient le nom de l'import. HubSpot l'a créée en février 2024 et remplie sur les quatre années précédentes, donc les fiches plus anciennes peuvent ne pas avoir de valeur.
• Workflows en conflit : l'historique d'une propriété montre si sa valeur change plusieurs fois de suite avec un workflow comme source.

Pour un diagnostic plus large (adoption, intégrations, reporting), passez par un audit CRM.

Checkpoint : vous avez un fichier de sauvegarde daté et un chiffre pour chacun des huit symptômes. Une case vide, et l'étape n'est pas finie.

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Étape 2 : écrire les définitions communes avant de toucher aux données

Sans définitions écrites, deux personnes nettoient la même base dans des sens opposés.

Le format : un document court, validé en réunion par le responsable des sales, le marketing et la direction, où l'on écrit la réponse à quatre questions.

• Le cycle de vie : ce que veut dire chaque phase chez vous, et à quel moment une fiche passe à la suivante (formulaire rempli, rendez-vous tenu, transaction créée).
• Le pipeline : ce que veut dire chaque phase, avec un critère de sortie vérifiable par quelqu'un d'autre que le commercial.
• Les propriétaires : qui possède l'entreprise, ses contacts et ses transactions, et ce qu'on fait des fiches quand un commercial part.
• Les sources : la source qui fait foi pour chaque propriété de décision (secteur, effectif, propriétaire, phase), entre le commercial, un outil d'enrichissement et un workflow.

Un exemple de critère de sortie : une transaction passe en « Proposition envoyée » quand la proposition a été envoyée avec un montant et une date de décision.

Pourquoi avant les données : c'est à partir de ce document qu'on choisit les propriétés à garder, les phases du pipeline et les règles d'attribution des étapes suivantes.

Checkpoint : demandez séparément à deux commerciaux ce qui fait passer une transaction en « Proposition envoyée ». Leurs deux réponses doivent correspondre à la phrase écrite dans le document.

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Étape 3 : trier les propriétés, puis fusionner les doublons

Les propriétés se trient avant les doublons, parce qu'une fusion manuelle fait choisir la valeur à garder propriété par propriété.

Trier les propriétés : garder, archiver, supprimer ou fusionner

La règle de base : une propriété reste si quelqu'un la remplit et si elle sert une décision ou un outil (workflow, formulaire, segment, rapport). Pour les autres, appliquez ce tableau.

Le blocage à prévoir : HubSpot refuse d'archiver une propriété encore utilisée dans un segment, un formulaire ou un workflow, et affiche la liste des éléments à modifier avant.

Le champ texte libre : s'il sert à segmenter, remplacez-le par une liste déroulante, sinon chaque commercial y écrit sa propre orthographe.

Fusionner les doublons, entreprises d'abord

On commence par les entreprises, parce qu'une fusion rassemble toutes les associations des deux fiches. Les contacts en double se retrouvent alors sur la même entreprise, où ils se repèrent vite.

Les cinq critères de fusion en masse : HubSpot désigne la fiche gagnante selon l'un d'eux, et le plus simple est d'en garder un seul pour tout le chantier.

• Engagement le plus récent : HubSpot garde la fiche qui a la dernière interaction enregistrée.
• Engagement le plus ancien : HubSpot garde la fiche qui a la première interaction enregistrée.
• Créée en premier : HubSpot garde la fiche à la date de création la plus ancienne.
• Créée en dernier : HubSpot garde la fiche à la date de création la plus récente.
• Mise à jour le plus récemment : HubSpot garde la fiche dont une propriété a changé en dernier.

Ce qui se rattrape : une paire rejetée par erreur, pendant 14 jours, alors qu'une fusion ne se rattrape pas.

Avec le gestionnaire, vous corrigez les doublons déjà présents. Pour bloquer les prochains, il faut une clé par objet (email, SIREN, domaine) et une règle par source : tout est dans notre guide sur les doublons dans HubSpot.

Checkpoint : chaque propriété personnalisée de l'export a une décision écrite, et vos 50 premiers comptes cibles n'ont plus qu'une fiche chacun.

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Étape 4 : réattribuer les fiches et aligner les pipelines sur le process

Une transaction ouverte attribuée à une personne partie n'est relancée par personne.

Réattribuer les fiches des propriétaires partis

• Filtrer : sur chaque objet, filtre Propriétaire avec la case Afficher les propriétaires désactivés et supprimés.
• Réattribuer : modifiez le propriétaire en masse depuis la vue. En général, le commercial qui reprend le portefeuille récupère l'entreprise, ses transactions ouvertes et ses contacts.
• Garder l'historique : les transactions gagnées ou perdues peuvent rester à l'ancien propriétaire, pour conserver les performances de chacun.
• Prévenir : HubSpot recommande de réattribuer les fiches avant de désactiver un utilisateur. Un utilisateur désactivé est ignoré par la rotation des propriétaires, mais il garde ses fiches.

Aligner les pipelines et leurs phases

• Fusionner : les pipelines qui ont les mêmes phases. Gardez des pipelines séparés quand le process diffère (renouvellements, ventes par des partenaires).
• Supprimer une phase : déplacez d'abord ses transactions, puis regardez dans les paramètres du pipeline ce qui bloque encore la suppression.
• Écrire les critères : une phrase de sortie par phase, reprise des définitions de l'étape 2.
• Trier les transactions inactives : revoyez avec chaque commercial celles sans activité depuis 60 à 90 jours, et passez en perdu celles qui n'ont plus de chance, avec un motif de perte.

La mesure utile : sur Pro et Enterprise, les propriétés de date d'entrée par phase montrent les phases qui ne reçoivent plus de transactions.

Remettre le cycle de vie en cohérence

Les outils de HubSpot (imports, formulaires, API, workflows) font seulement avancer la phase du cycle de vie. Pour revenir en arrière, videz la valeur, à la main ou par workflow, puis posez la bonne.

Activez ensuite, dans les paramètres, la mise à jour de la phase selon les associations de la fiche. Sur Pro et Enterprise, un workflow peut aussi poser la phase selon vos critères.

Checkpoint : le filtre sur les propriétaires désactivés et supprimés ne renvoie plus aucune transaction ouverte, et chaque phase du pipeline a son critère de sortie écrit.

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Étape 5 : nettoyer les workflows, puis poser les règles de saisie

Un workflow resté actif pendant le nettoyage remet les anciennes valeurs dans les propriétés que vous venez de corriger.

Faire le ménage dans les workflows

• Onglet Inutilisé : sur Pro et Enterprise, il liste les workflows désactivés ou sans action depuis 90 jours. Désactivez, attendez une à deux semaines, puis supprimez.
• Filet de sécurité : un workflow supprimé se restaure pendant 90 jours.
• Nommage : chaque workflow gardé reçoit un nom lisible (objet, déclencheur, action), une ligne de description et un responsable.
• Conflits : deux workflows qui écrivent dans la même propriété sont réunis en un seul, ou ordonnés pour qu'un seul pose la valeur finale.
• Erreurs récentes : la restauration des modifications du CRM annule les changements d'un workflow sur 14 jours, et au-delà, on exporte l'historique de la propriété pour réimporter les anciennes valeurs.

Poser les règles de saisie

Il y a trois réglages pour encadrer la saisie des sales, et deux demandent au moins Starter ou Pro.

Les champs à exiger en premier : le montant et la date de clôture à l'entrée en « Proposition envoyée », le motif de perte à l'entrée en « Perdu ».

La limite : les super administrateurs, les utilisateurs autorisés à modifier les paramètres de propriété et les workflows passent outre les règles de pipeline, donc vos intégrations doivent respecter vos règles de leur côté.

L'ordre compte : une fois les règles de pipeline activées, plus personne ne peut modifier en masse la phase des transactions, donc activez-les après le ménage.

Le bon dosage : peu de champs obligatoires, chacun lié à une décision que le commercial voit. Notre article sur l'adoption du CRM par les commerciaux détaille la méthode.

Reconstruire les rapports

Supprimez les rapports construits sur des propriétés archivées, puis reconstruisez ceux que la direction regarde : pipeline par phase, transactions créées par source, entreprises par Tier.

Checkpoint : l'onglet Inutilisé ne contient plus que des workflows gardés volontairement, et une transaction ne peut plus entrer en « Proposition envoyée » sans montant.

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Étape 6 : classer les entreprises en Tier 1, Tier 2 et Tier 3

Les sales savent sur quels comptes se concentrer quand chaque entreprise porte un Tier.

La méthode : trois ou quatre critères d'entreprise, tirés de vos transactions gagnées, qui mesurent l'adéquation avec vos clients (les signaux viennent ensuite).

• Le secteur : celui de vos clients signés, en liste déroulante.
• La tranche d'effectif : la fourchette où se trouvent la plupart de vos clients.
• La zone géographique : celle où vos sales vont en rendez-vous.
• Un équipement : une équipe commerciale, ou un outil que vos clients ont en commun.

Où stocker le Tier : HubSpot a déjà deux propriétés entreprise par défaut, Niveau du profil du client idéal (le niveau 1 est le plus proche de votre client idéal) et Compte cible.

Comment le poser : un workflow sur Pro et Enterprise ; sur les autres éditions, un export, un calcul dans un tableur et un import avec l'ID de fiche.

Les données manquantes : envoyez d'abord en enrichissement une entreprise dont deux critères ou plus sont inconnus, sinon vous mettez en Tier 3 des comptes non renseignés.

La liste des sales : une vue enregistrée par commercial, filtrée sur ses entreprises Tier 1 et triée par Date de la dernière activité.

Le score de signal, sa décroissance et les alertes sont détaillés dans notre guide du scoring dans HubSpot.

Checkpoint : appliquez le classement à vos dix derniers clients signés : s'ils ne sortent pas presque tous en Tier 1, revoyez les critères.

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Qui peut remettre de l'ordre dans votre HubSpot : admin interne, freelance, agence partenaire ou agence RevOps

Le bon intervenant dépend de deux choses : le nombre d'outils qui écrivent dans votre base, et ce qui doit suivre le nettoyage.

Les quatre options et quand les choisir :

Les questions à poser avant de signer :

• Qui sauvegarde la base avant la première fusion, et comment se fait la restauration en cas d'erreur ?
• Quelles règles de fusion seront appliquées aux entreprises, puis aux contacts ?
• Que deviennent les intégrations qui écrivent dans la base pendant le chantier ?
• Quels documents restent à la fin : dictionnaire des propriétés, règles de saisie, revue mensuelle ?
• Qui forme l'admin interne, et sur quelles tâches ?

Trouver une agence partenaire HubSpot : HubSpot publie l'annuaire de ses partenaires sur sa marketplace de solutions.

Checkpoint : vous savez dire combien d'outils écrivent dans votre base HubSpot, et qui a les droits de super administrateur en interne.

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Modèles prêts à l'emploi : checklist d'audit HubSpot, indicateurs mensuels et revue

Ces modèles se recopient tels quels dans un tableur, et chaque ligne se vérifie dans HubSpot.

Checklist d'audit HubSpot : les éléments vérifiables

• Sauvegarde : une sauvegarde de moins d'un mois existe dans Sauvegarde et restauration.
• Doublons : nombre de paires proposées par le gestionnaire, pour les entreprises et pour les contacts.
• Clés : part des entreprises avec un domaine renseigné, et avec un SIREN si vous l'utilisez.
• Propriétés : nombre de propriétés personnalisées en Doublons, Aucune donnée ou Inutilisé.
• Propriétaires partis : nombre de fiches et de transactions ouvertes attribuées à des utilisateurs désactivés ou supprimés.
• Fiches sans propriétaire : entreprises et transactions ouvertes dont le propriétaire est vide.
• Cycle de vie : entreprises en Client sans transaction gagnée, en Opportunité sans transaction ouverte, ou sans phase.
• Données obsolètes : entreprises dont la Date de la dernière activité est vide ou antérieure à 12 mois.
• Pipelines : phases sans transaction entrée sur le dernier trimestre, transactions ouvertes dont la date de clôture est passée.
• Workflows : nombre de workflows dans l'onglet Inutilisé, et propriétés modifiées par deux workflows.
• Imports : imports dont le nom ne donne ni date ni origine.
• Segments : nombre de segments dans l'onglet Segments inutilisés.
• Intégrations : liste des outils branchés, avec la clé que chacun utilise pour reconnaître une fiche.
• Droits : nombre d'utilisateurs autorisés à modifier les paramètres de propriété.
• Règles de saisie : champs obligatoires à la création et à l'entrée des phases clés du pipeline.

Les indicateurs de qualité des données à suivre chaque mois

Les repères ci-dessous sont des objectifs à fixer avec l'équipe, à ajuster après le premier mois.

La revue mensuelle en six contrôles

• Doublons : les nouvelles paires et la source qui les a créées, car si une source en crée soudain beaucoup plus, c'est elle qu'il faut reprendre.
• Propriétaires : les fiches sans propriétaire ou attribuées à une personne désactivée, à réattribuer tout de suite.
• Propriétés : celles passées en Aucune donnée ou Inutilisé, à archiver ou à justifier par la personne qui les a créées.
• Workflows et segments : ceux des onglets Inutilisé et Segments inutilisés, à supprimer après accord de leur responsable.
• Transactions : celles dont la date de clôture est passée, à revoir avec chaque commercial.
• Imports : ceux du mois, pour vérifier leur nom et leur colonne de clé.

La convention de nommage des imports : date, origine, responsable, par exemple « 2026-10-06 Salon Lyon Marie D. », pour que le détail 1 de la source reste lisible dans un an.

Sur Enterprise : planifiez la sauvegarde chaque semaine ou toutes les deux semaines. Le nettoyage de compte supprime aussi, le premier de chaque mois, les segments référencés nulle part et les workflows désactivés au-delà d'une ancienneté que vous choisissez. Activez-le une fois les règles posées.

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Ce que vous avez construit et les prochaines étapes

À la fin des six étapes, votre HubSpot a une base mesurée, des fiches uniques et une liste de comptes classés par Tier.

• Étape 1 : une sauvegarde datée et un chiffre de départ pour chacun des huit symptômes.
• Étape 2 : un document de définitions validé par les sales, le marketing et la direction.
• Étape 3 : un inventaire des propriétés avec une décision par ligne, et des entreprises sans doublon.
• Étape 4 : des fiches attribuées à des personnes présentes, et des phases avec un critère de sortie.
• Étape 5 : des workflows nommés avec un responsable, et des règles de saisie actives.
• Étape 6 : un Tier sur chaque entreprise cible, et une vue de travail par commercial.

Les prochaines étapes : lancez la première revue mensuelle un mois après la fin du chantier, puis ajoutez un score de signal sur les entreprises Tier 1 et Tier 2.

Se faire accompagner : ce que contient une remise en ordre avec Youno

Un accompagnement se justifie quand personne en interne n'a le temps ou les droits de super administrateur, ou quand plusieurs intégrations écrivent dans la base et qu'il faut reprendre leurs règles une par une.

Youno, agence GTM et RevOps, mène ce chantier sur HubSpot avec son agence CRM, à Paris comme à Lyon ou à Bordeaux, en quatre phases.

Ce que vous fournissez : quatre éléments, dès le démarrage.

• Un accès super administrateur : il est nécessaire pour la sauvegarde, la restauration et les règles de pipeline.
• La liste des outils branchés : avec, pour chacun, la personne qui le gère.
• Un interlocuteur côté sales : pour valider les définitions et les critères de Tier.
• Vos transactions gagnées : elles servent à choisir les critères du classement.

À exiger de tout prestataire, Youno compris : l'inventaire des propriétés avec la décision prise, les mesures avant et après, le registre des workflows et une revue mensuelle documentée.